糖心香巧

小编:今天两篇好文,一篇是台湾设计师@Akane_Lee?在公司的工时安排方法,帮你有效掌控自己的时间,避免加班。另一篇是国外设计师分享的工作管理技巧。如果有同学感觉自己快被工作压垮了,可以看下有没有帮助,希望大家阅读后生活和工作都有新的变化。

@Akane_Lee?:年代久远,我忘记当时待在哪间公司、是哪位 PM 发起这种方式来安排时程,就某些角度来讲很实用,起码 减少许多 UI 设计师必须和人到处乔工时和工作内容的麻烦。有问题你们 PM 自己出去打一架,打赢的再回来跟我说那个时段要做什么事。

首先一个人上班的时间是固定的,非紧急必要时刻不应该把加班变成常态…PM 掌控时程无能搞到团队人人加班,要检讨的是 PM 失职,怎么可以把加班急救当成理所当然。

所以公司如果上班时间规定是上午 10 点到晚上 7 点,中午 1 点到 2 点是休息时间,在 Google Calendar 上的时间就可以拉成这样。(紫色那块是文章说明用,实际运作不会有区块叫「上班时间」。)

jay201606264

今天有个工作叫[APP] 修改 A 客户 UI Flow,PM 和你讨论过这个工作,你预估要花上 2 小时。讨论好后,PM 在 Calendar 空着的时段新增一笔。

jay201606263

注意:一定要先讨论过、由实作人员预估工时,PM 才可以在 Calendar 上新增工作。当然估工时非常困难总是会有意外,这部份晚点我会讲自己的作法。

如果要开会,会议时间也要加上去。总不能叫设计师边开会边做事吧?那个时间被会议卡走了??!

jay201606262

排工作时,记得把中午休息时段空出来,人家设计师也是要吃饭的!

jay201606261

对应意外插单急件…基本这种事情几乎天天发生,千万不要傻傻的一天 8 小时的工时就以 8 小时当单位全部排满,会出人命的!一天可以安排的工时抓 6 小时 就差不多了。多出来的 2 小时就是为了应付杂事。

比如 RD 在刻 UI ,发现漏切一张按钮 icon 图,跑来向设计师讨,这项工作很简单, 15 分钟内可以搞定,但它也需要花时间去做。此时要不要排进 Calendar 时程里?

或是 RD、PM 临时抓你讨论点小东西,占去 30 分钟;下午茶来了,休息 15 分钟和同事打屁一下…等等。像这些工作都会占去设计师的时间,却也没大到以「小时」当单位。所以我一天工时排 6 小时并不是做完 6 小时就没事了,留下 2 小时的弹性时段要拿来处理这些零碎任务。

千万不要把自己当机器啊,说 14 点开始到 17 点都在画 Wireframe,就真的只做这项。弹性时间会分散在一天工时里,当然你想照表操课也行,同事会养成有杂事叫你做就集中在下午 5 点 ~7 点这个时段。

这种排工时的作法有很多好处:

  • Google Calendar 免费、中文、上手快。
  • 你很清楚知道自己今天要做什么事。
  • 别人看得到你今天要干嘛,不会乱排工作给你,不用担心工作量太大被塞爆。
  • 要是被质疑没在做事,Calendar 上都有纪录。
  • 周末要写工作周报也很好写。
  • 即使多位 PM 对你 1 位设计师也不用担心光是乔工时就饱了的情况。

当然,如果你家 PM 白目到一个时段重复塞多个工作叫你做,这我也没办法,去找你主管谈吧。

我在接案公司的时候,一周经手 5~8 个不同的 Case 、对上至少 4 名 PM 是常态。此时 Calendar 允许多人编辑非常好用。把 Calendar 的名称设成 PM 的名字,每个人颜色都不一样。谁在某个时段派了什么工作给你一目了然。

qianjie20160626

另一个好处是,如果 PM 1 号有急件希望你赶工,但那个时段 PM 2 号 已经排工作了,可以请 PM 1 号先去找 PM 2 号打一架…呃、协调,看谁最后胜出你就优先做他的任务。

Calendar 基本由 PM 群在编辑管理,如果你们公司的 PM 连控管时程的能力都没有,你还是自己管自己的工时吧,有证据就有底气去跟 PM 吵:「老子的工时全满了有种你叫我加班??!」

…虽然真的有 PM 会叫你加班啦,这招要看人用。但最最少你有凭有据要吵也比较容易吵赢。

补充:此文一出,中国朋友跟我说了当地业界状况,Google 被墙、Calendar 代用品难找、大部份都口头交办等等。好吧,有个比较阳春土炮手工的方法。

手账本知道吧?找有时间轴的那种,有把一天 24 H 列出来,自己手动写吧。要和人员谈事情总是要有点证据,不能指望公司或 PM ,总是要靠自己弄点自救方案。

附国外设计师的个人工作管理方法

生活不只Photoshop和手写板,还有诗和远方。

作者 | Marie Poulin

每个设计师都犯过这个错

讲真,每个设计师都犯过这个错。这不只是设计圈的专属现象。

我常常为自己曾经的这个错误感到自责,也总能看见有才华的设计师在不断跳坑……

所以,如果你希望给当前的工作带来巨大转变,那么从现在开始:

给自己在时间安排上多留一点余地吧

nz201606265

对于「余地」这个概念,Richard Swenson, M.D. 在书中是这么描述的:

「余地是空间,它介于每个人的负荷与极限之间。它应该被预留出来,而且超出需要的数量,以便应对种种突发情况。它就像喘息与窒息之间的空隙,介于休息与筋疲力尽之间。它与超负荷相对,如果你超负荷地工作,那就意味着不给自己留任何余地。然而很多人并不确定他们是否越过了自己所能承受的边界。诚然,区分出绝对的界限是很难的,每个人情况都不同。由于不甘落后,我们常常不加判断地安排日程。摆在眼前的选择繁多,且都颇有吸引力,所以我们超额地接了太多的活?!?/p>

——(《Margin: Restoring Emotional, Physical, Financial, and Time Reservesto Overloaded Lives》)

我去年写了一篇文章,解释为什么太早定好太多的项目对工作不利。而这个「留出余地」的概念,正好契合了我当时的问题:接了太多的订单以至于根本没有闲暇去顾及项目的错误、考虑项目的计划、发展和反思。

实际上,这并不是一种可持续的发展方式,我只是在不断地接项目而已。尽管在那时看来这像是件好事——不拓展业务的话,我的客户难道是充话费送的?

nz201606264

但如果只接占用80%精力的项目,而非100%(实际情况往往接近120%),会有什么不同?

有没有可能给个人和专业的发展留下更多可能的空间,而不是一味地忙忙忙?

我用了近一年的时间结束所有新项目(甚至摆脱了旧项目),减轻了我的工作量,终于留出了空闲时间,才有机会创造了我的 Digital Strategy School 网站??颊飧龉?,需要慢慢转变。

剩下的20%时间,还能干点儿啥?

写本书、想个项目、完善合同和项目书(你自己说想这事多久了?)、多陪家人、为客户提出更好的方案、学新的东西……你终于有机会完成那些成天挂在嘴边的事了,耶!当你给自己设计了一个理想的日程后,就会发现,你实际拥有的时间,和你预想中拥有的时间并不等同。

做好周计划后,我更明确了怎么去合理安排这一周,这让我感到有更多的自主权来安排每一天。我知道这看起来很简单,也有人觉得这么做看起来太死板。

但你别忘了:

有规划才能有变通

规划让我处于一种积极主动的状态去安排生活。

nz201606261

从追踪时间开始

如果不确定自己花在各种任务上的时间,可以借助一个叫 Rescue Time 的 app(免费版超赞?。?,它能在后台追踪你都把时间花哪儿了,甚至还能给你发送周报告,让你意识到自己在微信或者收件箱里具体耗了多久。

如果你想一目了然地得知自己什么时候效率最高,被什么分散精力最多,那么你可以依据各种网站、程序/Apps 带来的效率或干扰程度依次分级。我的结果是下午3点状态最佳,因此难的事情我会尽量安排在下午,而不是脑袋还在短路的早晨。

我通过在 Timely app 里记录客户项目、会议和个人项目的耗时来追踪自己时间,加上后台运行的 Rescue Time 来掌握 App 和网页使用情况。通过这两个工具,我明白了自己每周时间都是怎么花的。

给每天定好主题

我根据自己情况定好了每天的主题。

周日:休息,给本周的工作做计划

周一:导师项目

周二:客户项目+内容创意

周三:导师项目

周四:策划

周五:「Oki Doki」工作日(拓展新业务,设计,内容创意,团队建设,头脑风暴等)

周六:私人时间:个人发展,社交,差事,约会。

周一和周三现在专门用来做学校项目的工作(Digital Strategy School),周二和周四是我主要的工作和创意日,而整个周五用来进行 Oki Doki(另一个合作项目)的工作和计划。这只是很宽松地给每天定了一个主题,我仍然能自由地分配每天时间。

nz201606263

首先我详细安排了所有个人的不能变通的时间。

我一定会坚持锻炼,以及不为继续手头上的工作而不吃午餐。忙的时候,这些事总会被搁置,然而运动对我至关重要,所以只有提前在日程里安排好我才会心安理得(同时也能时刻提醒自己做运动)。

nz201606262

我的计划表仍在不断完善。但仅仅是通过限制我可用来安排工作的时间(这里我用的App 是 Calendly ),我就已经创造了更多的空闲时间,来进行内容创作、头脑风暴、设计、规划,以及健康地生活。

说真的,这个方法不妨一试,说不定你会有意外收获。你如果觉得自己快被工作压垮了,或者有时间但总是三分钟热度,那就对了,赶紧上手。

是时候反思一下你接的活是不是超额了。设想一下,如果给计划(和生活)多留点空闲余地,生活应该多多少少会有些变化吧?

反正我的工作状态和健康状况是彻底改变了。

 

第二篇文章的译者微信公众号:特赞

tzqr160421

文章来源:优设

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